Kniha jízd je účetním dokladem, který slouží k evidenci údajů o provozu služebního nebo soukromého vozidla používaného k podnikání. Obsahuje podrobné záznamy o jednotlivých jízdách. Vztahuje se i na vás povinnost vést knihu jízd? A co vše by mělo být v knize jízd uvedeno, abyste se vyhnuli případné pokutě?
Kdo má povinnost vést knihu jízd?
Povinnost vést knihu jízd se typicky vztahuje na plátce DPH a také neplátce DPH, kteří využívají paušál. Podnikatelé potřebují podrobně evidovat provoz služebního vozidla, například právě prostřednictvím knihy jízd, aby mohli u finančního úřadu uplatnit nárok na slevu na dani. Vedení knihy jízd je vyžadováno i u podnikatelů, kteří mají řízení automobilu jako součást pracovní náplně, příkladem mohou být řidiči z povolání.
Jak vyplnit knihu jízd?
Správně vyplněná kniha jízd je důležitá jednak k doložení daňově uznatelných výdajů a jednak k dodržení předpisů o bezpečnosti práce. Její součástí by měly být následující údaje:
Základní údaje o vozidle
V knize jízd by měl být uvedený typ vozidla (značka a model), SPZ a průměrná spotřeba vozidla uvedená v technickém průkazu.
Údaje o každé jízdě
- datum jízdy,
- čas odjezdu a příjezdu,
- výchozí a cílové místo,
- účel cesty,
- počáteční a konečný stav tachometru,
- čerpání povinných bezpečnostních přestávek,
- čerpání pohonných hmot (datum, množství natankovaného paliva a cena).
Jaké jsou nejčastější chyby spojené s knihou jízd?
K nejčastějším chybám, které mohou vést k problémům při daňových kontrolách nebo při prokazování dodržování předpisů o bezpečnosti práce patří následující:
- Neúplné nebo nepřesné záznamy: Do knihy vždy uvádějte všechny důležité informace.
- Nesoulad mezi záznamy a realitou: Vyhněte se uvádění tras, které neodpovídají skutečnosti a duplicitním záznamům.
- Neoddělení služebních a soukromých jízd: Vždy rozlišujte mezi služebními a soukromými jízdami.
- Nedodržení povinných přestávek: Do knihy nezapomeňte uvést povinné přestávky.
Jak dlouho archivovat knihu jízd?
Pro účely daně z příjmu se musí kniha jízd archivovat po dobu 3 let, tato lhůta se však může prodloužit až na 10 let, například v případě, že dojde k zahájení daňové kontroly.
Plátci DPH by měli knihu jízd archivovat minimálně po dobu 10 let.
Ať už tedy jste, nebo nejste plátci DPH, doporučuje se knihu jízd archivovat po dobu 10 let od konce příslušného účetního období. Získáte tak jistotu splnění všech zákonných požadavků a budete připraveni na případné kontroly.
Jaká hrozí pokuta za nevedení knihy jízd?
Pokud plátce DPH nevede knihu jízd nebo jinou adekvátní evidenci a nedokáže tak při daňové kontrole doložit použití vozidla pro podnikatelské účely, hrozí mu doměření neoprávněně uplatněného odpočtu DPH, ke kterému může být přičtena pokuta ve výši 20 % z doměřené částky.
Formy vedení knihy jízd
Podnikatelé mohou vést jak elektronickou knihu jízd, tak i knihu jízd v papírové podobě. Na internetu najdete vzory knih jízd zdarma a také praktické generátory knihy jízd nebo mobilní aplikace. Knihu jízd můžete jednoduše vést například v Excelu.
Dojde v budoucnu ke zrušení knihy jízd?
Možná už jste také v roce 2023 narazili na informaci, že se od října ruší povinnost vést knihu jízd. V říjnu 2023 Hospodářská komora opravdu navrhla zrušení knihy jízd z důvodu snížení administrativní zátěže pro podnikatele.
Tento návrh však doposud zůstal nevyslyšený a pro určitou skupinu podnikatelů by stále měla knihu jíst vést.
Pokud se na vás vztahuje povinnost vést knihu jízd, dbejte na to, abyste do ní vždy vyplnili všechny potřebné údaje. Nezapomeňte také na povinnost sjednat povinné ručení. Jízda bez povinného ručení může vést nejen k pokutě, ale také úhradě škody v případě dopravní nehody, která se může vyšplhat i na miliony korun.
